Teenusekaardi prototüüp ja teenuste kaardistus

Riigiamet (>400 in), töö kestus: 6 kuud

Probleem: Riigi tegevuspõhise eelarvestamise (TERE) süsteem nõuab kõikide riigiametite pakutavate teenuste ühtlustatud kaardistamist etteantud vormi (TERE Teenusekaart) alusel. Selles riigiametis olid teenusekaardid kenasti tehtud, kuid vastavad kuusteist Word’i faili ei olnud ei mugavad kasutada ega ajakohastada. Ühtlasi oli ees ootamas ameti ühinemine ning selleks valmisolek eeldas parimat ülevaadet oma teenuste portfellist.


Soovitud seisundit kirjeldas peadirektori asetäitja nii, et teenusekaardid vastavad tegelikule teenuste infole ning TERE käsiraamatule ja arvestavad TKTA („Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“) määrusega, et need on mugavad kasutada ja kiiresti ajakohastada ning võimaldavad vajadusel tulevikus minna üle mingile automatiseeritud lahendusele.


Väljundi kasutajad: teenuste omanikud, teenuste juhid ja teenuste tegevusi teostavad teenistujad.

Ülesandepüstitus mini-auditis:

kaardistada erinevused soovitud seisundist – milline info on täna kaartidelt puudu või üle, disainida mugavamalt hallatav lahendus, mis oleks ühtlasi ka prototüübiks tulevasele automatiseerimisele. Ajakohastada teenuste info viisil, mis ühtlasi võimaldaks ametite ühendamise korral (Maanteeameti, Lennuameti ja Veeteede Ameti planeeritud ühendamine tänaseks Transpordiametiks) teenuste kirjeldused integreerida uue ameti teenuste kirjeldamise süsteemi ja kulumudelisse.

Kust mida otsida.jpg

Tulemus

Viidi läbi intervjuud teenuste omanike ja juhtidega, töötati läbi rohke teenuseid kirjeldav info ja protsessid, 1:1 koostöösessioonid vastutajatega teenusekaardile täiendava info lisamiseks.

Teenusekaartide ja teenuste info analüüsimisel selgus, et mugavaim kasutamiseks ja ajakohastamiseks on selline lahendus, kus sarnane info (nt seonduvad õigusaktid või mõõdikud jne) on kokku koondatud ja seejärel teenusekaartidele jaotatud.  Et ei kaoks seos teenusekaartide ja teenuste info vahel (ajakohastades teenuse teavet, uueneb ka teenusekaart) disainiti selline teenusekaardi vorm Excelisse, mis esitab vormil valitud teenuse kohta vastavatelt Exceli alamlehtedelt/tabelitest toodud ajakohastatud info. Nii hoitakse kokku ajakohastamisele kuluvat aega ja vähendatakse võimalike vigade hulka.

Töö käigus koostati kliendile väljundid:

Teenuste info teemade tabelid Excelis
Teenusekaardi tingimuslike valemitega infot esitav vorm
Teenuseosutamiseks vajaliku üksuste vahelise koostöö kaardistus
Teiste riigiametitega ühiselt osutatavate teenuste kaardistus
TKTA määrusest tulenevad täiendavad väljad teenusekaardile
Teenuste ja tegevuste jaotus uue, loodava ameti TERE kulumudeli alusel
Kliendigruppidele teenuste kaudu pakutavate väärtuste maatriks
Teenuste ja tegevuste strateegiaga seostamise maatriks
Teenuste seostamine vastutajate, regulatsiooni, vahendite, väljundite ja eesmärkidega (joonised)
Loodud väljundi ja kasutajate poolt otsitava info seoste maatriks
Ettepanekud teenusekaardi automatiseerimiseks prototüübi alusel
Esitlus teenuste kaardistuse protsessis ja tulemist (ppt)