Prototüüpimine uue juhtimistööriista valikuks

Rahvusvahelise müügi- ja logistikaettevõtte Eesti filiaal, töö kestus: 2 nädalat

Probleem: tooteid, mida ettevõte edasimüüjana vahendas oli väga palju ja väga erinevatest valdkondadest. Kaupade komplekteerimisel tekkis ka vigu, kuid põhiprobleem seejuures oli väga algeline vigade haldamise süsteem. Iga veateade koostati Wordis ja trükiti paberkandjal kahes eksemplaris, millest ühe viis müügiassistent iga kord eraldi tipa-tapa ise lattu kohale ja teise eksemplari jättis enda laua juurde kausta. Laos tegeleti iga veaga individuaalselt ja isoleeritult ülejäänutest. Logistika kvaliteedinäitajana arvestati vigade puhul ainult nende üldarvu ja võrreldi üksuste ja kogu ettevõtte keskmisi perioodis, mingit muud statistikat vigade osas ei tehtud. Täiesti tähelepanemata jäi vigade kontekst ja seega ei olnud nende ennetamisega võimalik süsteemselt tegeleda.

Kui kord ühel nädalal üks ja sama aegunud tooteühik juba kolmandat korda ühele ja samale kliendile toimetati ning logistikajuht samas kinnitas, et vigade üldarv üksuse toodete osas on lubatud piirides ja isegi madalam kui teistel üksustel, siis katkes müügijuhi kannatus ning ta asus otsima lahendust.


Soovitud seisundit kirjeldas müügijuht nii, et tal peab olema igal ajal selge pilt, milliste tema üksuse toodetega või milliste klientide tarnetega või millise töötaja sisestatud tellimustega või millise komplekteerija poolt siis vead tekivad? Sellise info alusel saaks ta esmalt hinnata, kas muuta on vaja kaupade käsitlemist laos või raamatupidamise tarkvaras ja seda millises ulatuses ja millises protsessi etapis?

Seejärel saaks ta juba planeerida konkreetsed tegevused, mille abil vigade hulka vähendada.

Nii väheneks asjatu koormus müügitöötajatele, kes ükshaaval paberkandjal veateadete lattu viimise asemel saaksid keskenduda müügile ja teenida raha.

Väljundi kasutajad: müügijuht oma tegevusplaanina ja logistiliste vigade aruandena. Müügiassistent jt müügitöötajad töövahendina vigadest teada andmisel. Ladu aga vigade haldamise süsteemi liht-prototüübina.

Probleemipüstitus mini-auditis

Teha kindlaks, millist tüüpi vigu on viimase perioodi (aluseks võeti viimased 12 kuud) jooksul esinenud, milliste:

           toodete,

           klientide 

           tarneviiside

           töötajatega seonduvalt?

Koostada selleks statistikat võimaldav andmekogum ja kompaktne ülevaade. 

Tulemus

  1. Viimase 12 kuu paberkandjal veateated ja vea tüübid sisestati excelisse koos toodet, klienti, tarneviisi ja seotud töötajat ning vea lahendamist kirjeldava infoga.

  2. Loodi sinna samasse aruandluse vorm, mis võimaldas hinnata vigade tekkepõhjusi ja välja töötada ennetusviisid.

    • Analüüsis tuvastati 2 korduvat probleemi toodete sisseostmisel/ladustamisel/markeerimisel, mis põhjustas komplekteerimisvigu (ei leitud kõiki komponente üles).

    • Analüüsis tuvastati 1 müügitöötaja korduv viga tellimuste vormistamisel, mis põhjustas tarnevigu (ei leitud klienti üles).

  3. Loodi excel'i väljaga veateate vorm, mis võimaldas vigade failist ilma kopeerimata soovitud veateadet lihtsasti välja printida.

  4. Müügiassistendile seadistati lao printer, et vähendada veateate füüsilise edastamise ajakulu.

Teostamise jooksul konsulteeriti jooksvalt nii vigade haldamisega seotud oma üksuse müügi- kui ka lao töötajatega ning viimistleti lahendust nende tähelepanekutele vastavalt.

 

Peale sellise lihtsa, kuid toimiva vigade haldamise süsteemi prototüübi kasutusele võttu selles müügiüksuses, tahtsid ka teiste üksuste müügiassistendid oma töökoormust samamoodi kergendada.

Üksuse toodetega seotud viimase 12 kuu logistiliste vigade analüüsi tulemusi presenteeriti ka juhtkonnale ning argumenteeriti paremate mõõdikute ja vigade haldamise vajadust.

Prototüübi loomisest mõni aeg hiljem võeti ettevõtte logistikaosakonnas kasutusele vigade haldamise tarkvara ja rakendati vigade juhtimist võimaldavad kontekstipõhised mõõdikud.