Tegevuste haldus aruandluse saamiseks

Riigiettevõte, töö kestus: 1 kuu

Probleem: töötajad peavad oma tegevusest aru andma mitmel tasandil, kuid mugavat valmis tööriista selleks ei ole. Seetõttu kopeeritakse ja sisestatakse sama infot mitmesse kohta käsitsi – topelt töö ja ajakulu. Üks selline sisestamise koht on Wordi tekitatav iganädalane memo. Vajadus memo muutmiseks tulenes sellest, et sinna kulub igal töötajal eraldi aega iga nädal, kuid
kasutegur jääb väikeseks või on olematu, sest memo peamiseks funktsiooniks on olla sisend üksuse koosolekule. Wordi memo tiimiliikmed eraldi läbi ei loe, sest kõik seal olev räägitakse koosolekul täpsemalt läbi.


Soovitud seisund: Tellija (tiimijuhi) ootus lahendusele oli, et „infot kirjutatakse memo jaoks ainult 1x ja midagi ei dubleerita“. Tiimi tegevuste haldus toimub ainult ühes kohas ehk juba mõnel juhul kasutust leidnud projektijuhtimise tarkvaras. Ning, et uutele rutiinidele üleminek ei tekitaks täiendavat rahalist kulu üksusele ega olulist ümberõppimise vajadust töötajatele.

Väljundi kasutajad: juhid ja töötajad koosoleku märkmetena, et osalejad teaksid, millest on oluline sellel koosolekul rääkida. 

Probleemipüstitus mini-auditis

Kaardistada tänane projektijuhtimise tarkvara kasutus (millised projektid, kes, millal ja kuidas sinna sisestab), teha ettepanek ja kirjeldada, kuidas peaks tegevusi sisestama, et tekitada sellesse tarkvarasse sobiva ülesehituse, juurdepääsu ja sisuga memo automaatselt. Juurutada vastavalt tiimijuhi poolt kooskõlastatud ettepanekule uus projektijuhtimise tarkvara kasutamise rutiin kogu tiimis. Arvestusega, et kasutatakse tarkvara enda võimalusi ja ei tellita arendust.

Tulemus

Töötajate tegevused ja vastutused kaardistati intervjuude ja olemasoleva info alusel. Iga töötaja kirjeldas oma töö eripärasid ja senised kitsaskohad memo ja tegevustest aru andmisega seoses. Olemasolevad projektijuhtimise tarkvara projektid kõrvutati juhilt ja töötajatelt ning muudest materjalidest saadud infoga ning seostati tiimi ja üksuse eesmärkidega.

 

Kokku saadi eesmärkidega seostatud ülevaade, kuidas jaotada tiimi tegevused vastutuste kaupa projektideks (tarkvaras) ning kes peaks olema iga sellise projekti põhivastutaja.

Tarkvara pakutavate võimaluste raames tuvastati, kuidas sisestada oma tegevusi, et säiliks vajalik ajalugu, tekiks ülevaade vastutuste ja inimeste kaupa ning lõpptulemusena selektiivne memo sealsamas tarkvaras. 

Töö lõpuks koostati tiimile dokument, mis andis ülevaate tehtust:

mõistetest ühtse arusaama hoidmiseks,

tarkvara eesmärgipärase kasutamise põhimõtetest,

kalendrite sidumise võimalusest,

kahe võimaliku memo loomise versioonist, koos mõlema eripärade, eeliste ja puudustega. Esimene neist oleks jooksvaks juhtimiseks - andes valikulise ülevaate olulisemast, teine võimaldaks näha kogu tiimi koormuse ja projektide ülevaadet portfoliona.

 

Ettevõttele appi tulnud interim spetsialist korrastas muuhulgas ka tarkvaras olevad kaustad ja info, kus vaja ning juhendas iga töötajat tema tegevuste halduse tarkvarasse üle viimisel, kuniks nende sisestustest moodustuski automaatselt juhi poolt soovitud memo.​