Protsesside ja juhtimise korrastamine

Riigiettevõte, töö kestus: 5 kuud

Probleem: 1 aastaga suurenes tiim 3x, tööülesandeid liiga palju, tulemus ei parane. Protsessid segased (ca 20 protsessi), vajadus delegeerida.


Soovitud seisundit kirjeldas juht kui olukorda, kus temal ja tiimiliikmetel on igal ajahetkel ajakohane ülevaade edenemisest ja koormusest. Kus ei ole vaja segada kolleegi asjatute arupärimistega ning et vajalik on tehtud ilma ülekoormuse ja dubleerimiseta.

Väljundi kasutajad: tiimijuht tööplaani ja aruandlusena, töövahendina uue töötaja sisseelamise toetajana. Tiimiliikmed oma töövahendina ja tiimisisese suhtluse tõhustajana.

Probleemipüstitus mini-auditis

Tuvastada, milliseid protsesse ja tegevusi on tegelikult vaja – millised peaksid olema kokkulepped, tööjaotus ja tegevuste prioriteetsus. Tellijale vajalik väljund: luua tegevuste ülevaate (aruandluse, tegevuste haldamise) loogika.

Miniauditi käigus saadi vihjed ilmselt tegelemist vajavate teemade kohta - vt neid loogilisel raamistikul (punases kirjas).

Probleemipüstitus_miniaudit_1A.png

Tulemus

Töö käigus võeti ette probleemipüstitusest ja soovitud seisundist tulenevad erinevad (alumisel joonisel toodud) teemad. Kirjeldati ja parandati protsessid, tegevused ja prioriteedid, kokkulepped, rollid, rollijaotus, mõõdikute laud ja aruandlus. Väljunditena loodi 17 joonist (sh 5 protsessi ja 5 töövoogu), 4 juhenddokumenti, 5 kirjeldust, 2 esitlust, 2 joonis-prototüüpi ning 5 kokkuvõtte või töötabelit. Viidi läbi ca 15 vestlust.

Tellija soovis ka vaatlust ja tagasisidet mõne aja möödudes veendumaks, et disainitud lahendus ehk uued kokkulepped toimivad.

Loe pikemalt selle lahenduse teostamise sammudest protsesside korrastamise kasutusloost.

Loogilisele raamistikule asetatuna (hallides kastides) on näha teemad, mis ette võeti ja mille osas disainiti lahendus.

Teenuse ulatus ja tehtud 1a.png