• Rita Treimuth

Protsesside korrastamise näide. Lahenduse sammud

Olenevalt vajadustest valib juht, kui süvitsi minevat tööd ta protsessidisainerilt soovib. Sellest omakorda sõltub koostöövorm, kestus ja maksumus. Loogilisele raamistikule asetatuna (hallides kastides) on näha teemad, mis antud korral ette võeti ja mille osas disainiti lahendus.


Artikli teemad:

Mini-audit, Tulemus, Kaardistus, Diagnostika, Disain, Juurutus

Mini-Audit

Selle probleemilahenduse puhul leiti mini-auditi käigus vajadus tuvastada, milliseid protsesse ja tegevusi olemasolevatest on tegelikult tarvis – millised peaksid olema kokkulepped, tööjaotus ja tegevuste prioriteetsus. Tellijale olid vajalikud väljundid: luua tegevuste ülevaate (aruandluse, tegevuste halduse) loogika.


Tulemus

Töö käigus võeti ette probleemi-püstitusest ja soovitud seisundist tulenevad erinevad (joonisel toodud) teemad. Kirjeldati ja parandati protsessid, tegevused ja prioriteedid, kokkulepped, rollid, rollijaotus, mõõdikute laud ja aruandlus. Väljunditena loodi 17 joonist (sh 5 protsessi ja 5 töövoogu), 4 juhenddokumenti, 5 kirjeldust, 2 esitlust, 2 joonis-prototüüpi ning 5 kokkuvõtte või töötabelit. Viidi läbi ca 15 vestlust.


Koostöövormiks valiti tähtajaline osakoormusega tööleping 5 kuuks, millest 50% tiimi juures. Töövahendid Tellija poolt. Juht ja tiim panustasid info andmise, osalemise ja kooskõlastamisega. Ajutise interim spetsialisti, protsessidisaineri poolt toimus tööde teostamine ja väljundite loomine.

Jooksev edenemise ülevaade Tellijale esitati esmalt failina ja hiljem projektijuhtimise tarkvaras.


Lahenduse sammud

Kaardistus

Tutvumine tööalase info ja tiimiga. Tiimi ja juhi jälgimine. Intervjuud.

Vestluste käigus kirjeldasid nii juht kui tiimiliikmed enda ja tiimi eesmärke, vahendeid, mõjureid, tegevusi tulemuste saavutamiseks ja tööd puudutavaid sisemisi kokkuleppeid.


Toodi välja erinevaid valukohti:

  • ülekoormatus, ületunnid;

  • tahtmatud tegemata jätmised ja dubleerimised;

  • ootuste ja tulemuste erinevad tõlgendamised; sellest tulenevalt vääriti mõistmised

  • ühtse ülevaate puudumine tegevuste, koormuse, tulemuslikkuse hetkeseisust;

  • nõrk ülevaade eesmärkide suunas liikumise kohta;

  • ebapiisav ülevaade teiste tiimiliikmete tööst;

  • sellest koormav aruandluse maht kogu tiimile.

Kaardistuse väljundiks oli eesmärkide seoste joonis ning suure pildi joonis tiimi tegevustest ja vahenditest klienditeekonna valguses.

Diagnostika

Saadud info täpsustamine ja koondamine. Intervjuud. Kattuvate ja täitmata vastutuste tuvastamine.

Iga tiimiliikme tegevuste eraldi märkimisel suure pildi joonisele ja nende jooniste kõrvutamisel selgus üheselt, et kõik toimetavad suure osa ajast oma ametikoha ja kompetentsi piiridest väljaspool. Ka juht oli igas protsessis operatiivselt sees.


Samas ei tunnetanud töötajad ühtmoodi seost enda ja teiste tiimiliikmete vahel, seost erinevate eesmärkidega ja eesmärkide vahel. Puudus kindlustunne, mis on oma rolli põhifookus ja millal võib öelda „ei“. Seetõttu töötati silmade särades end lihtsalt üle, sest oldi ju oma valdkonna andunud fännid.


Leitud parendusvajadus: rollide ebamäärasus, valikuline tegutsemine, ametikohast sõltumatult lemmiktegevuste eelistamine, eesmärkide ja tegevuste seoste ning kogu tiimi toimimise tunnetuse hägusus.

Disain

Tegevuste seostamine konkreetsete eesmärkidega. Kõikide teostatavate protsesside kirjeldamine, omavaheline seostamine, parandamine ja täiendamine. Mõistete kirjeldamine. Rollide täpsustamine.


Iga protsessi/töövoo kohta joonis ja lühike kirjeldus. Kokkuvõtvasse dokumenti koondati ka omavahel seostatud protsesside ja töövoogude joonis. Protsessidele vastutaja määramiseks sai joonisena kirjeldatud loogilised rollid konkreetsest töötajast sõltumatult.

Toimus Workshop iga rolli tegevuste ja eesmärkide aruandluse loogika loomiseks, kus tuvastati, millised tegevused ja kohad igas protsessis või töövoos on võtmetähtsusega (protsessi katkemise või tulemuse kahjustumise oht). Millistest neist tegevustest ja kohtadest, millisele rollile, kuidas ja millal peaks aru andma? Milline roll peaks millise protsessi eest vastutama ning millises osalema panustajana?

Rollide joonisele sai lisatud ka vajalikud mõõdikud ja iga rolli poolt juhitavad protsessid. Ühtlasi määratletud tegevustele prioriteetsus ja hüljatud ebavajalikud.


Koostatud sai rollijaotuskaart ehk tegevuste loetelu Excelisse rolli kaupa, ametijuhendite mugavaks ajakohastamiseks (protsessi ja vastutaja filtrid, mis võimaldavad kiiresti näha vastutajale määratud tegevusi).

Seejärel sai loodud ja kirjeldatud tegevuste aruandluse loogika vastavas tarkvaras kasutamiseks. See kirjeldus tõi välja põhimõtted, millal ja mida tarkvarasse märkida, kellega infot jagada ning selgitust, kuidas tekib seeläbi ilma lisavaevata vajalik aruandlus juhile ja tiimiliikmele – soovitud ülevaade hetkeseisust ja edenemisest.


Lisatellimus. Mõõdikute laua loomisele sisendi andmiseks eesmärkide hierarhia kirjeldamine, tulemus- ja tegevuseesmärkide eristamine. Mõõdikute laua visuaalse prototüübi loomine, Excel fail iga mõõdiku sisend- ja väljundandmetega ning päringureeglitega.


Juurutus

Juhendamine ja uute rutiinide töösse rakendamise toetamine.

Juurutus algas iseenesest juba disaini faasis, mil tiimiliikmed tutvusid kõikide protsessidega, said anda oma sisendi uuenduseks ning nägid ära iga valmis protsessi või töövoo seose vastava eesmärgi ja kogu tiimi eesmärgiga.


Toimusid koosolekud rollide lõplikuks (ümber)jaotamiseks tiimiliikmeid motiveerival viisil.


Lõppkoosolekul tutvustati tiimile lõppraportit tekstifaili ja esitlusena, mis kirjeldas sisse viidud muudatused, sisaldas kõiki mõisteid, selgitusi ja jooniseid, pilte tabelitest ning viiteid loodud tabelitele ja dokumentidele. Lisatud said ka soovitused paremaks koostoimimiseks, mis puudutasid infovahetuse toimimise ja eduka delegeerimise põhimõtteid.


Mõne aja möödudes peale töö üleandmist teostas interim spetsialist - protsessidisainer kokkulepitult vaatluse ja andis tagasisidet, kuidas on disainitud lahendus töösse rakendunud.